Fases de un proyecto de Consultoría

1. Estudio de Normativa Municipal y Expedientes Tramitados

La fase de consultoría comienza con un estudio previo de la normativa municipal (ordenanzas, reglamento interno…) y de expedientes tramitados. Para ello, la Corporación Municipal debe de remitir al Departamento Jurídico de esPublico la normativa municipal indicada así como al menos una copia completa de un expediente ya tramitado sobre el que vamos a trabajar.

Esta primera fase se realiza en las propias oficinas de esPublico y esta supervisada por un abogado de la compañía.



2. Selección de los diagramas base

A partir de la revisión de expedientes y de las conclusiones extraídas, el Departamento Jurídico selecciona los diagramas base de tramitación sobre los que van a trabajar los consultores desplazados a la oficina del cliente.
De esta forma, nuestros consultores parten de un diagrama base que tiene en cuenta los aspectos básicos de tramitación.

3. Consultoría de Configuración

En esta fase el consultor se desplaza a la oficina del cliente para la elaboración del estudio inicial de la sistemática de tramitación, que será documentada a través de las correspondientes fichas C.G. donde quedan recogidos aspectos básicos como la relación de puestos de trabajo, plantilla de empleados, sistemáticas de registro, sistemáticas de numeración de expedientes, sistemáticas de archivo...

4. Consultoría de Procedimientos

Partiendo de los documentos base seleccionados por el Departamento Jurídico ydel Documento de Configuración General, el consultor revisa junto con el cliente cada uno de los procedimientos administrativos seleccionados y realiza las adaptaciones oportunas sobre el documento base.
Esta fase se realiza en la oficina del cliente y el consultor revisa los sistemas específicos de ordenación (Bases de Datos, Hojas Excel, etc.) así como las plantillas de texto que utiliza de referencia, llevándose documentación de cada una de ellas.

Durante esta consultoría se revisan junto con los responsables de la Corporación las sistemáticas y se proponen opciones de optimización para permitir la simplificación de trámites e incrementar la agilidad administrativa.

5. Preparación de los Procedimientos

Cada procedimiento analizado se documenta por el equipo de consultoría a través de los fichas PR que cumplen con todas las exigencias de la norma ISO 9000 y donde se recoge:

5.1. Diagrama de Flujo
Todo el procedimiento se diagrama siguiendo conforme al estándar BPMN y quedan recogidas todas las posibilidades (subsanaciones de deficiencias, caducidad, solicitudes de informes a todas las Administraciones Públicas).
Esta precisión en la definición de los procedimientos sólo se puede alcanzar gracias a toda la experiencia y el conocimiento jurídico que esPublico ha acumulado a lo largo de los años en la definición de procedimientos y expedientes.

5.2. Responsables de Procesos y Trámites
En el diagrama se establecen los distintos trámites o tareas que constituyen el expediente, estableciéndose para cada trámite un responsable y las posibilidades de delegar y solicitar asistencia.

5.3. Instrucciones y datos básicos de cada trámite
Cada trámite del expediente se compone de unas instrucciones para su ejecución y de los datos básicos que el usuario debe aportar en ese trámite al expediente para que pueda continuar su tramitación administrativa

5.4. Normalización de Formularios
En esta fase se lleva a cabo una normalización general de todos las plantillas e instancias utilizadas por la Corporación en el expediente, con el fin de optimizar la recogida de datos de cara a facilitar posteriormente la tramitación. Para ello, interviene nuestro equipo de asesoría jurídica y se pone a disposición de la corporación la base de datos de esPublico que incluye más de 25.000 formularios completamente normalizados.

5.5. Cronometría y Alertas
En cada trámite se incorporan los plazos máximos legales y los tiempos objetivos de tramitación que se fija la institución, así como las condiciones que deben de producirse para el envío de alertas por retrasos en la tramitación o por la producción de efectos jurídicos no deseados

5.6. Indicadores de Seguimiento.
Finalmente, para cada procedimiento se definen una serie de indicadores clave que deben de ser medidos y monitorizados para el posterior seguimiento de la efectividad del sistema de tramitación.

6. Revisión y Aprobación del Sistema de Tramitación

Una vez documentados los procedimientos se procede a la revisión de los mismos conjuntamente con el cliente para su aprobación definitiva.

La revisión de estos procedimientos se realizaría directamente sobre la herramienta de tramitación administrativa, confirmando con el cliente cada paso del expediente, y viendo éste como va a quedar el sistema de tramitación.

En aquellos casos en los que el proceso de documentación se realice directamente sobre la solución propuesta por iASoft, la implantación es inmediata y puede comenzarse en ese mismo momento la tramitación electrónica del expediente, ya que todo el sistema de documentación genera de forma automática el flujo del procedimiento sin necesidad de pasar por una fase de programación.